O conferință de succes este caracterizată, în primul rând, de impresia pe care o lasă participanților. Totul trebuie să fie impecabil pentru ca succesul de astăzi să se traducă în revenirea oaspeților data viitoare.
Planificarea la milimetru, confirmarea vorbitorilor și a participanților, catering, sunet și lumini, toate sunt necesare pentru ca ambianța să îmbie la o ședere îndelungată. Iată de ce trebuie să ții cont de două aspecte ale mediului pe care îl creezi în sala în care are loc evenimentul: sunetul și luminile.
Cum se aranjează luminile pentru o conferință
Luminile sunt un factor cheie atunci când organizezi o conferință. Ele ajută publicul să își focalizeze atenția asupra vorbitorului și să fie mai reticenți la lucrurile care pot să îi distragă. În acest fel, te asiguri că mesajele transmise în cadrul conferinței au fost livrate eficient și publicul le-a recepționat și le-a fixat.
Un setup de lumini poate transforma o sală anostă într-o locație excelentă. Ai nevoie de proiectoare, spoturi și reflectoare mobile. Mai ai nevoie de controller, de schelă pentru lumini, în cazul în care sala nu este dotată cu așa ceva și trebuie să te asiguri că sursa de curent poate susține consumul însumat al acestora.
Așează spotlight-urile pentru a ilumina vorbitorul de sus iar reflectoarele pentru a ilumina fața acestuia. În cazul în care acesta nu va vorbi de la o tribună, ci alege un stil mai relaxat, mișcându-se în fața publicului, operatorul de lumini va trebui să îl urmărească pe acesta cu spotlight-ul. Asigură-te că ai la îndemână un proiector legat în rețea și un ecran pentru acesta, în cazul în care unul dintre vorbitori va face o prezentare Powerpoint. Dacă ai o audiență mai mare de două sute de persoane, poți opta pentru proiectarea imaginii vorbitorului pe ecran. La audiențe mai mari de o mie de persoane, poți înlocui proiectorul cu panouri led.
Sala trebuie lăsată în aparent semiîntuneric, însă nu neglijată. Dacă aranjamentul este cu mese, asigură-te că oaspeții văd îndeajuns de bine când își toarnă în pahare și chelnerii nu se împiedică. Iluminează sala în nuanțe de albastru. Poți folosi moving-head-uri cu modele pentru a proiecta logo-ul organizatorului sau alte forme pe tavan, efectul va fi unul impresionant. De asemenea, bannerele sau logo-urile corporației pot fi iluminate cu reflectoare care iluminează de jos în sus.
Lucruri de luat în seamă atunci când setezi sunetul pentru o conferință
La o conferință sau la un eveniment major, precum o gală, sunetul este important pentru a te asigura că mesajul transmis ajunge la participanți în formă nealterată. Aceștia nu trebuie distrași și nu trebuie să se chinuie să înțeleagă mesajul vorbitorului. De aceea, trebuie să iei în considerare câteva aspecte atunci când faci sound setup-ul sălii:
- Mărimea sălii
- Numărul de participanți
- Amplasarea scenei și a pupitrului
- Sistemul audio al sălii
- Coordonarea cu sistemul de lumini
- Conectivitate (Wi-Fi, bluetooth, fir)
- Sursă de curent electric
Odată ce ai bifat toate elementele necesare pentru ca ambianța să fie una cât mai plăcută și te-ai asigurat că totul merge conform planului, poți aștepta liniștit invitații. Evenimentul tău va fi unul de care aceștia își vor aminti cu drag.
